GTD e Pomodoro: come pianificare e gestire il tempo lavorativo

Io – come il piccoloimprenditore e molti altri 🙂 – credo davvero che la risorsa più importante che abbiamo a disposizione sia il tempo ed ogni giorno che passa ne ricevo conferma.

Il problema è che non è poi così semplice pianificare al meglio le attività da fare e gestire la sequenza di azioni in grado di portarle a termine, insieme a tutti i vari “disturbi” che ci vengono necessariamente posti di fronte ogni giorno…

La mia soluzione a questo problema è l’utilizzo combinato di due note tecniche di pianificazione e gestione del proprio tempo, ovvero: GTD (Getting Things Done) e The Pomodoro Technique, sulle quali vorrei spendere due parole introduttive.

Introduzione

GTD (Getting Things Done)

Tecnica ideata da David Allen ed esposta attraverso un libro (di cui ne esiste anche una versione italiana). Potete trovare maggiori informazioni sul sito dell’autore ed in moltissimi altri siti dedicati a al GTD, tuttavia vorrei comunque allegare di seguito un’immagine per avere un’idea del processo: si tratta di un workflow da seguire (più o meno rigorosamente) che permette di gestire in maniera strutturata e organizzata ogni tipo di attività (lavorativa e non) ci si presenti.

gtd-workflowConcettualmente ogni attività passa per una inbox (reale o virtuale che sia) e viene valutata:

  • Se non può essere eseguita, sulla base di una nostra valutazione, può venire:
    • archiviata per consultazioni successive
    • inserita in una lista delle cose possibili/da fare più avanti
    • eliminata
  • Se può essere eseguita, sulla base di una nostra valutazione, può:
    • essere eseguita immediatamente nel caso impegni al massimo due minuti
    • essere delegata ed inserita in una lista (da tenere sotto controllo) delle attività delegate ad altri
    • essere inserita nella lista delle attività da fare quanto prima
    • essere inserita a calendario nel caso che debba essere fatta in un preciso momento
    • essere inserita nel planning dei progetti, da revisionare ciclicamente e deciderne la prossima attività da eseguire

The Pomodoro Technique

Questa tecnica è stata inventata da un italiano, Francesco Cirillo, ideata all’inizio degli anni 90 e divenuta nota in tutto il mondo poco prima del 2000. E’ una metodologia utilizzata particolarmente per lo sviluppo Agile, ma può essere applicata tranquillamente a qualunque tipo di attività. Esiste un apposito sito web in cui trovare tutte le informazioni necessarie, comprese: le istruzioni veloci per chi ha poco tempo o il libro sia in inglese che in italiano.

Il concetto di base, che vi consiglio di approfondire attraverso i riferimenti di cui sopra, è davvero molto semplice: si basa sull’uso di un timer da cucina (da qui nasce il termine “Pomodoro” inteso come timer in una sua forma classica) per controllare un tempo di 25 minuti in cui dobbiamo essere concentrati nello svolgere un’attività pianificata precedentemente; alla scadenza abbiamo 5 minuti di pausa e poi via con il pomodoro successivo. Ogni 4 pomodori la pausa si fa più lunga (15-30 minuti).

Il mio metodo

Io usavo già da qualche anno GTD prima di conoscere la tecnica del Pomodoro (in realtà l’avevo già utilizzata parzialmente a Yoox durante lo standup meeting, adottandola quindi solo marginalmente) ma approfondendola ho pensato che fosse proprio perfetta per colmare il gap lasciato a mio avviso dal GTD, ovvero: un aiuto nel controllo, nell’esecuzione e nella misurazione delle varie attività, al fine di ottimizzare al massimo il proprio tempo.

Quindi nella pratica:

  • Utilizzo il GTD seguendo completamente il workflow “standard” fino a dove può arrivare, ovvero alle “Next Actions”
  • Da quel momento in poi entra in gioco il Pomodoro: le attività vengono inserite in un’apposita lista di quelle da fare oggi, stimate sulla base del tempo a disposizione per quel giorno e i “pomodori” che riesco mediamente a completare in quel tempo.

Gli strumenti che utilizzo per fare tutto ciò sono: Evernote (di cui ho già parlato), Google Spreadsheet e  – da vero geek 🙂 – un timer software per Mac dedicato alla tecnica del Pomodoro.

In Evernote gestisco completamente il workflow GTD, considerando le “Next Actions” coincidenti con la “Lista Attività” della tecnica del Pomodoro e gestendo un’apposita lista delle cose da fare oggi (Pomodoro: To do TODAY). Di seguito uno screenshot esplicativo:

Immagine 3

Google Spreadsheet invece lo utilizzo per le registrazioni delle attività completate (come da tecnica del Pomodoro) esplicitando: data e ora, tutti i parametri di mio interesse per reportistiche future (quali: progetto, area di appartenenza, tipologia di attività, etc.), i pomodori stimati, i pomodori reali per completarla e gli eventuali disturbi (interni ed esterni).

Come metodologia Agile in team ho sempre utilizzato Scrum ma, non appena ne avrò occasione, mi piacerebbe valutare anche un’uso combinato di queste tecniche per il gioco di squadra.

Buon lavoro! 😉

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11 thoughts on “GTD e Pomodoro: come pianificare e gestire il tempo lavorativo

  1. Una capatina rapida su internet con solo mezzo occhio e tra i link nuovi nei miei rss in igoogle ho visto questo. Pensavo fosse solo un rimando alle tecniche invece è un articolo completo, comprensivo di compendio finale e d esempio di come queste tecniche possano essere realmente utilizzate.
    Bravo continua cosi’,
    Nunzio Occhio Buio

  2. Grazie Nunzio!
    In effetti ci sono già tanti siti in giro che fanno recensioni e forniscono news prima di me… 🙂 Quindi quando posso cerco sempre di scrivere qualcosa di utile ed originale frutto della mia esperienza diretta (forse però è per questo che la frequenza dei post è un po’ bassina ;))

  3. camestres.com » Links for 6/11/2010 - paolo manca's blog

  4. Ciao,
    in realtà da quando ho scritto questo post ad oggi ho semplificato un po’ il processo (soprattutto nel tracking delle attività da Pomodoro)…se mi contatti in privato magari ti dò qualche info in più.

    A presto!

  5. Ciao NJV, ottimo post per contenuti e come base di partenza per altri articoli da trovare in giro per la rete.
    Io applico il GTD con Evernote da un pò di tempo ed ho eliminato i vari software che utilizzavo per il GTD e altre cose.
    Una cosa che ho notato, è che utilizzi N notebooks uno per contesto del GTD.
    In passato gestivo anche io tanti notebooks fino quando cominciavo a perdere un pò i pezzi, soprattutto per l’archiviazione di note.
    Adesso utilizzo un solo Notebook implementando i contesti con una struttura gerarchica di Tags e mi trovo bene.
    Che ne pensi dei nostri due approcci? Perchè far proliferare notebooks e tags?
    Rosarioa

  6. Ciao Rosario,
    come scrivevo nel commento precedente ora ho leggermente semplificato le cose: in sostanza ho eliminato il tracciamento del Pomodoro ed uso solo GTD (quindi non ho più il Notebook relativo al Pomodoro) per le attività personali, uso invece altri strumenti per il lavoro e la condivisione in team.

    A me sembra molto naturale utilizzare diversi Notebook perché mi agevolano sia nel focus a colpo d’occhio (molto importante per le Next Actions) che nella ricerca contestuale.
    Tutto sommato non c’è un proliferare di Notebook…anzi rispetto all’utilizzo “standard” di Evernote i miei Notebook sono sempre gli stessi 7 ormai da anni. 🙂

    Per contestualizzare meglio i task io i tag li uso così: ho due macro gerarchie “Projects” e “Tags”. Nella prima ci sono tutti i progetti o sotto-progetti con cui vengono taggate le varie attività, mentre nella seconda ci sono vere e proprie parole chiave (tipicamente opzionali) che possono però tornare comode nella ricerca.
    Infine allo stesso livello di “Projects” e “Tags” ci sono anche i vari contesti (@Work, @Personal, etc.).

    Io mi trovo bene così ma credo che il tool debba essere solo un mezzo per arrivare al fine di “scaricare” la mente dalle idee e completare le proprie attività in modo veloce ed efficiente. Quindi ognuno deve implementare ciò che si adatta meglio al proprio stile…

    Grazie e a presto!

  7. Nicola Junior Vitto usa Evernote per il lavoro di gruppo in rete, in remoto e in rapidità | Evernote in italianoEvernote in italiano

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